Email warmup : comment éviter de tomber en spam ?

L'email warmup sert à éviter que vos emails de prospection tombent en spam. Pendant deux semaines environ, votre boîte mail envoie et reçoit des emails automatiquement, un peu plus chaque jour. Gmail et Outlook voient ainsi que votre adresse est active, et commencent à lui faire confiance. Vous lancez alors votre première campagne, en gardant le warmup actif.

Imaginons que vous créiez une adresse sur un domaine tout neuf, et que vous lanciez le jour même votre première campagne vers 300 contacts. Une semaine plus tard, vous n'avez aucune réponse.

Votre message n'y est pour rien. Vos emails sont arrivés en spam, et personne ne les a vus.

Ce guide vous explique ce que fait un outil d'email warmup, et comment vous en servir pour vos campagnes de prospection. Il complète notre guide du cold email B2B. Au programme :

• ce qu'est l'email warmup, et pourquoi une boîte mail neuve en a besoin ;
• combien de temps il dure, et ses quatre étapes ;
• les solutions possibles, et comment vérifier qu'il fonctionne.

L'email warmup, c'est quoi ?

L'email warmup est la période pendant laquelle une boîte mail neuve envoie et reçoit quelques emails, puis un peu plus chaque jour. Il construit votre réputation d'expéditeur, c'est-à-dire la confiance que Gmail et Outlook accordent à votre adresse et à son domaine.

Concrètement, votre outil place votre boîte mail dans un réseau de milliers d'autres boîtes. Ces boîtes, la vôtre comprise, échangent des emails entre elles, les ouvrent et y répondent, comme de vrais correspondants.

Les messageries voient alors une adresse active, dont les emails sont lus, reçoivent des réponses et ne sont pas signalés comme spam. Envoyer 40 emails de prospection par jour leur paraît donc normal.

Ce réseau s'appelle la pool de warmup. Plus il est large et varié, plus votre activité ressemble à celle d'un expéditeur ordinaire.

Pourquoi une boîte mail neuve tombe-t-elle en spam ?

Une boîte mail neuve tombe en spam parce qu'elle n'a aucun historique. Selon Microsoft, les messageries considèrent les emails d'un nouveau domaine comme suspects, tant qu'il n'a pas construit une réputation d'envoi positive.

Certaines messageries limitent même le nombre de messages qu'elles acceptent chaque jour d'un nouvel expéditeur.

Google va dans le même sens. Ses consignes demandent aux expéditeurs d'éviter les hausses soudaines de volume. Un expéditeur qui double ses envois d'un coup peut voir baisser sa réputation.

Sans warmup, vos emails tombent en spam, et les résultats de votre première campagne sont faussés. Notre guide de la délivrabilité email détaille les autres raisons d'un passage en spam.

Combien de temps dure un email warmup ?

Un email warmup dure environ deux semaines avant une première campagne. Microsoft compte quatre à huit semaines pour envoyer tout votre volume avec le meilleur taux de délivrabilité. Ce délai dépend du nombre d'emails visé et des réactions des destinataires.

Ces deux durées ne se contredisent pas. Après deux semaines, vous commencez à petit volume. Votre volume normal vient ensuite, en augmentant lentement.

En prospection, montez encore plus lentement. Selon Microsoft, le warmup peut prendre plus de temps quand les destinataires n'ont pas demandé à recevoir vos emails. C'est le cas d'un cold email, envoyé à quelqu'un qui ne vous connaît pas.

Ces deux semaines ne sont pas perdues. Vous pouvez construire votre fichier de prospection et écrire vos premiers messages, en partant de nos exemples de mail de prospection.

Quelles sont les étapes d'un email warmup ?

Un email warmup se déroule en quatre étapes. Vous préparez un domaine dédié à la prospection, puis vous activez l'email warmup dans votre outil. Il démarre à quelques emails par jour, et vous augmentez ce volume au bout de deux semaines. Vous lancez enfin vos campagnes à petit volume, en gardant le warmup actif.

1. Préparez un domaine dédié à la prospection

N'utilisez pas le domaine principal de votre entreprise, celui de vos échanges avec vos clients. S'il est classé comme spammeur, tous vos emails tombent en spam, vos factures comprises.

Achetez un domaine secondaire proche de votre marque, par exemple contactmonentreprise.com, et créez-y votre boîte mail.

Configurez ensuite SPF, DKIM et DMARC, les trois réglages qui prouvent aux messageries que vos emails viennent bien de vous. Notre guide vous montre comment configurer SPF, DKIM et DMARC.

2. Démarrez à quelques emails par jour

Activez l'email warmup dans votre outil, et laissez-le commencer bas, entre 4 et 8 emails par jour.

L'outil augmente ensuite ce nombre un peu chaque jour. Il le fait aussi varier d'un jour à l'autre, comme le ferait une personne.

Ces emails de warmup arrivent aussi dans votre boîte. Un mot-clé choisi dans votre outil permet de les ranger à part, pour ne pas les confondre avec les réponses de vos prospects.

3. Augmentez le volume

Au bout de deux semaines, réglez votre outil sur 20 à 30 emails de warmup par jour. Ne doublez jamais le volume d'un jour à l'autre.

4. Lancez vos campagnes à petit volume

Avant le premier envoi, vérifiez vos adresses et retirez celles qui n'existent pas, par exemple avec l'un des vérificateurs d'email gratuits que nous comparons. Un email envoyé à une adresse qui n'existe pas vous revient avec un message d'erreur. Trop de retours de ce type font baisser la réputation que le warmup vient de construire.

Envoyez ensuite vos premiers emails de prospection à vos contacts les mieux ciblés, en petit nombre, puis augmentez peu à peu.

Même après le warmup, n'envoyez pas plus de 50 emails de prospection par jour et par boîte mail. Pour contacter 100 prospects par jour, il vous faut donc deux à trois boîtes mail, pas une seule.

Quelle solution choisir pour votre email warmup ?

Pour votre email warmup, choisissez le warmup inclus dans votre outil de prospection. Vous gérez tout au même endroit. Les deux autres solutions sont le warmup à la main et l'outil de warmup spécialisé.

Solution	Comment ça se passe	Sa limite
À la main	Vous échangez de vrais emails avec des personnes extérieures à votre entreprise	Comptez trois semaines, et des échanges à entretenir vous-même
Un outil de warmup spécialisé	L'outil fait échanger votre boîte mail avec sa pool de warmup	Un abonnement en plus de votre outil de prospection
Le warmup inclus dans votre outil de prospection	Vous activez le warmup là où vous envoyez vos campagnes	La taille de la pool de warmup n'est pas toujours indiquée

Méfiez-vous des boîtes mail vendues avec un warmup déjà fait. Vos emails peuvent quand même tomber en spam dès la première campagne. Faites votre propre warmup.

Regardez surtout la pool de warmup. Des boîtes mail tout juste créées, toutes chez Gmail ou toutes chez Outlook, ne ressemblent pas à de vrais correspondants.

Pour choisir l'outil de prospection lui-même, notre guide du logiciel de prospection commerciale présente les familles d'outils et les critères qui départagent deux offres.

Faut-il garder l'email warmup actif pendant vos campagnes ?

Oui, gardez l'email warmup actif tant que la boîte mail prospecte, au lieu de l'arrêter au bout de deux semaines. Il montre aux messageries que vos emails continuent d'être lus et de recevoir des réponses, semaine après semaine.

Les emails de warmup reçoivent des réponses, alors que vos emails de prospection en reçoivent moins. Ils maintiennent donc la réputation de votre adresse pendant vos campagnes.

Comment vérifier que votre email warmup fonctionne ?

Pour savoir si votre email warmup fonctionne, regardez où arrivent vos emails, et non votre taux d'ouverture. Google précise d'ailleurs qu'un taux d'ouverture faible n'est pas forcément le signe que vos emails arrivent en spam. Notre page sur le taux d'ouverture email explique pourquoi il n'est pas fiable.

• Regardez le taux de spam de votre email warmup, c'est-à-dire la part de ses emails qui arrivent en spam. Avec Captely, il s'affiche directement dans les statistiques.
• Suivez le nombre de réponses que vous recevez. S'il chute d'un coup alors que vous n'avez changé ni votre message ni votre cible, vos emails n'arrivent plus en boîte de réception.

Si un de ces contrôles est mauvais, ou si des emails vous reviennent en erreur, le problème ne vient pas toujours du warmup. Ce tableau donne la cause la plus probable et ce que vous devez faire.

Ce que vous voyez	La cause probable	Ce que vous faites
Beaucoup d'emails de warmup arrivent en spam	La configuration du domaine	Vérifier SPF, DKIM et DMARC
Beaucoup d'emails reviennent avec un message d'adresse introuvable	Votre liste de contacts, pas le warmup	Vérifier les adresses et retirer celles qui n'existent pas
Des emails envoyés à des adresses qui existent sont refusés ou retardés	Un volume d'envoi trop élevé	Réduire le volume, puis le remonter petit à petit

Comment faire votre email warmup avec Captely ?

Pour faire votre email warmup avec Captely, il suffit de l'activer quand vous connectez votre boîte mail.

L'email warmup s'appelle Anti-SPAM dans Captely, et il est inclus dans l'abonnement.

Deux semaines plus tard, vous programmez votre première campagne en moins de 5 minutes, et Captely envoie vos emails automatiquement. Les réponses arrivent dans une boîte de réception centralisée.

L'abonnement coûte 35 € HT par mois sans engagement, et vous pouvez y connecter jusqu'à trois boîtes mail. L'essai gratuit dure 14 jours.

Email warmup : que retenir ?

En deux semaines environ, l'email warmup prépare une boîte mail neuve à envoyer vos campagnes de prospection, pour éviter que vos emails tombent en spam. Il reste ensuite actif tant qu'elle prospecte.

Il ne remplace ni une liste d'adresses vérifiées, ni un message bien ciblé.

Dans les dix prochaines minutes, ouvrez Captely et regardez, boîte par boîte, si l'email warmup est toujours actif.

FAQ : email warmup

Combien d'emails par jour peut-on envoyer après un email warmup ?

Après un email warmup, envoyez 40 à 50 emails de prospection par jour et par boîte mail, pas davantage. Pour contacter plus de prospects, ajoutez des boîtes mail au lieu d'envoyer plus d'emails depuis une seule adresse. Comptez trois boîtes mail par domaine au plus, et gardez le warmup actif sur chacune.

Peut-on faire un email warmup gratuitement ?

Oui, un email warmup peut se faire gratuitement, à la main. Pendant trois semaines, vous échangez de vrais emails avec des personnes extérieures à votre entreprise, et vous vous abonnez à des newsletters. C'est long. Le plus simple reste un outil de prospection qui inclut le warmup dans son abonnement, comme Captely.

L'email warmup garantit-il que vos emails arrivent en boîte de réception ?

Non, l'email warmup ne garantit pas que vos emails arrivent en boîte de réception. Il construit votre réputation d'expéditeur. Mais une liste d'adresses fausses, des destinataires qui vous signalent comme spam ou un volume d'envoi trop important la font baisser. Vérifiez donc régulièrement où arrivent vos emails, en suivant le taux de spam de votre email warmup.

L'email warmup peut-il sauver un domaine déjà classé en spam ?

L'email warmup sauve rarement, à lui seul, un domaine déjà classé en spam. Il construit une réputation, mais il ne supprime pas la cause du problème, comme une liste de mauvaise qualité ou un volume augmenté trop vite. Corrigez d'abord cette cause, réduisez vos envois, puis remontez petit à petit. Si rien ne change, repartez d'un domaine secondaire neuf.

Faut-il un outil d'email warmup séparé de sa plateforme d'envoi ?

Non, un outil séparé n'est pas nécessaire si votre outil de prospection inclut déjà l'email warmup. Vous évitez un abonnement de plus, et vous suivez tout au même endroit. C'est le cas de Captely, qui inclut l'email warmup dans son abonnement à 35 € HT par mois sans engagement, avec vos campagnes email.

L'email warmup est-il autorisé par Google ?

Google n'interdit pas l'email warmup en toutes lettres, et il ne l'exige pas non plus. Ses consignes aux expéditeurs recommandent de commencer avec un volume d'envoi faible, puis de l'augmenter progressivement. Ses règles interdisent en revanche les applications qui utilisent plusieurs comptes pour tromper ses filtres antispam.

Faut-il un domaine secondaire pour faire du cold email ?

Oui, utilisez un domaine secondaire pour le cold email. Si votre domaine principal est classé comme spammeur, tous vos emails tombent en spam, y compris ceux que vous envoyez à vos clients. Achetez un domaine proche de votre marque, créez-y vos boîtes mail, puis lancez leur email warmup avant toute campagne.

Peut-on faire l'email warmup de plusieurs boîtes mail en même temps ?

Oui, chaque boîte mail suit son propre email warmup, et plusieurs peuvent avancer en même temps. Attention, les boîtes mail d'un même domaine partagent sa réputation. Si une boîte envoie vers trop d'adresses fausses, toutes sont touchées. Limitez-vous à trois boîtes mail par domaine.

Notes et sources

Les volumes d'emails, la durée du warmup et le nombre de boîtes par domaine viennent de guides de prospection. Ce sont des usages recommandés, pas des normes. Ce qui concerne les domaines neufs, dont les quatre à huit semaines, vient de la documentation de Microsoft sur la préparation d'un nouveau domaine d'envoi. Ce que Google recommande ou interdit vient de ses consignes aux expéditeurs et de ses règles pour les applications qui accèdent à Gmail. Le prix, les boîtes mail connectées et l'essai de Captely sont ceux de sa grille publique, hors taxes.